Operations Administrator– Hörbuchverlag / Remote

Operations Administrator– Hörbuchverlag

RBmedia Verlag, München

Position:
Freiberuflicher Operations Administrator (Sprecher:innen- und Manuskript-Unterstützung, Back-Office)

Dauer:
2 Monate (September–Oktober 2026)

Stundenvolumen:
Teilzeit (~20 Std./Woche, flexibel)

Ort:
München, Deutschland (Hybrid oder Remote)

Über RBmedia Verlag

Wir sind ein Hörbuchverlag mit Sitz in München. Wir verwalten die gesamte Hörbuch-Wertschöpfungskette: vom Casting der Sprecher:innen über die Produktionsphase mit Recording und Mastering bis hin zur finalen Auslieferung an Vertriebspartner. Diese 2-monatige Stelle unterstützt unser Operationsteam in der Produktionshochphase.
Sie verwalten die administrativen Backoffice-Aufgaben für unseren Sprecher:innen-Workflow und die Verlagspipeline. Das bedeutet: Sprecher:innenverträge, Rechnungsstellung, Manuskriptkoordination und Produktionslogistik. Sie arbeiten eng mit unserem Studio- und Artwork-Coordinator zusammen und halten alles organisiert, pünktlich und kontrollierbar.

Was Sie tun werden

Sprecher:innen-Kommunikation & Casting
• Koordination mit ausgewählten Sprecher:innen in den Casting- und Onboarding-Phasen
• Absenden von Castinganfragen und Sprachproben, Vertragsbedingungen und Projektspezifikationen
• Verfolgung von Rückmeldungen und Casting-Entscheidungen
• Unterstützung des Teams bei Absprache und Bestätigung von Sprecher:innen

Sprecher:innen-Verträge & Verwaltung

• Erstellung und Finalisierung von Sprecher:innenverträgen anhand von Vorlagen
• Pflege einer organisierten Vertragsablage
• Überwachung von Zahlungsbedingungen und Lieferfristen
• Ordnungsgemäße Archivierung aller Verträge

Rechnungsstellung & Bestellungen (Purchase Orders)

• Bearbeitung von Sprecher:innenrechnungen nach Produktionsabschluss
• Prüfung der Rechnungen auf Übereinstimmung mit den Verträgen und den vereinbarten Projektleistungen
• Ausstellung von Bestellungen (Purchase Orders/POs) für Sprecher:innenhonorare und weitere Dienstleisterkosten
• Verfolgung des Zahlungsstatus und Meldung von Unstimmigkeiten
• Mitteilung der endgültigen Laufzeiten an Sprecher:innen

Manuskriptverwaltung & Zusatzinhalte

• Koordination mit Buchverlagen bezüglich des Eingangs und etwaiger Aktualisierungen von Manuskripten
• Archivierung verschiedener Versionen und Genehmigungen
• Erfassung und Organisation von Zusatzinhalten für Sachbücher (Glossare, Karten usw.)
• Pflege korrekter Metadaten und Archivierung

Was wir suchen

Erforderlich:

• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse (schriftlich und mündlich)
• Starke Organisationsfähigkeiten und Liebe zum Detail
• Sicherer Umgang mit Verträgen, Rechnungsbearbeitung und Finanzbuchhaltung
• Sichere Beherrschung von Excel und E-Mail-Workflows
• Fähigkeit, mehrere Projekte gleichzeitig zu koordinieren
• Eigeninitiative und lösungsorientiertes Arbeiten
• Zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise

Wünschenswert:

• Erfahrung im Verlagswesen oder Hörbuch-Produktion
• Erfahrung mit SAP oder ERP-Systemen
• Vertrautheit mit Hörbuch-Standards (ISBNs, Laufzeitspezifikationen)
• Kenntnisse der deutschen Verlagsindustrie

Erforderliche Erfahrung

1–2 Jahre Erfahrung in Publishing, Produktionskoordination oder Operations Anfänger mit starken Organisationsfähigkeiten und Bereitschaft, schnell zu lernen, sind willkommen.
Dies ist eine detailorientierte Rolle, perfekt für jemanden, der in organisierten, multitaskingfähigen Umgebungen gedeiht. Wenn Sie zuverlässig sind, fließend Deutsch/Englisch sprechen und ein definiertes kurzfristiges Arbeitsprojekt im Hörbuch-Bereich suchen, sprechen wir gerne mit Ihnen.

Fragen? Kontaktieren Sie uns jederzeit.

Kontakt:

E-Mail: daniel.bauerrbmediaverlag.de